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Excel管理の限界とは？システム化を考える6つのサイン
Excelは手軽で便利な道具ですが、会社や業務が大きくなるにつれて、管理しきれなくなることがあります。システム化を考えるべきサインと、選択肢の比べ方をまとめました。
Excelが業務管理に使われる理由
Excelは多くの会社にすでに入っていて、操作に慣れている人も多く、項目の追加もすぐにできます。業務を始めたばかりの段階では、Excelで管理するのはとても合理的です。
ただし、扱うデータや関わる人が増えると、Excelの「手軽さ」がかえって問題の原因になることがあります。
システム化を考える6つのサイン
1. どれが最新のファイルか分からない
「〇〇_最新.xlsx」「〇〇_最新_修正版.xlsx」のようなファイルが増え、どれが正しいのか確認に時間がかかっている状態です。
2. 同じファイルを複数人で同時に編集できない
誰かが開いていると編集できない、上書きで他の人の入力が消えてしまう、といったことが起きていれば要注意です。
3. 同じ内容を何度も転記している
メールの注文をExcelへ、Excelの内容を請求書へ、と同じ情報を何度も手で写していると、時間がかかるうえに転記ミスも起こります。
4. 特定の人しかファイルの仕組みが分からない
複雑な関数やマクロを作った人しか直せない状態では、その人が不在のときに業務が止まってしまいます。
5. 集計やレポートづくりに毎回時間がかかる
月末に複数のファイルを集めて手作業で集計しているなら、システムで自動化できる余地があります。
6. 誰がいつ変更したか分からない
お金や顧客情報など重要なデータを扱う場合、変更の履歴や、見られる人の制限が必要になります。Excelではこうした管理が難しくなります。
3つの選択肢と比べ方
サインに当てはまったからといって、すぐに独自のシステムを開発する必要はありません。主な選択肢は次の3つです。
| 選択肢 | 向いている場合 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| Excelのまま改善 | 使う人が少なく、課題が入力ミスや集計の手間に限られる場合 | 同時編集や履歴管理の問題は解決しにくい |
| 既製のクラウドサービス | 業務の進め方が一般的で、サービスの機能に業務を合わせられる場合 | 自社独自の手順に合わない部分は、運用で補う必要がある。利用人数に応じて月額費用がかかる |
| 独自のシステム開発 | 自社ならではの業務の流れがあり、既製サービスでは合わない場合 | 初期費用がかかる。必要な機能を絞って小さく始めると費用を抑えられる |
どれが最適かは、業務の内容と予算によって変わります。ビズパルでは、独自開発ありきではなく、Excelの改善や既製サービスの活用が向いている場合は、そのようにお伝えしています。
システム化を進める手順
- 今の業務の流れを書き出す：誰が、どの順番で、どのファイルを使っているかを整理します。
- 困っていることに優先順位をつける：いちばん時間がかかっている、またはミスが多い作業から考えます。
- 小さく始める：最初は必要な機能に絞ってシステム化し、使いながら広げます。
- データを移す：今のExcelのデータを整理して、新しいシステムに取り込みます。
「うちの業務はシステム化したほうがいい？」という段階のご相談も歓迎しています。お使いのExcelの画面を見積り依頼フォームに添付していただくと、具体的なご提案がしやすくなります。